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Professionelle E-Mail schreiben

Person beim E-Mail schreiben

Trotz des Aufkommens von Instant Messaging bleiben E-Mails eine weit verbreitete Säule der professionellen Kommunikation.

E-Mail ist nach wie vor das effektivste Medium, um arbeitsbezogene Informationen wie Bewerbungen, Arbeitsberichte, Unternehmensankündigungen und organisationsübergreifende Nachrichten zu versenden.

Zu wissen, wie man Arbeits- und Geschäfts-E-Mails schreibt, ist eine wichtige Fähigkeit, die man sich aneignen muss. Am Arbeitsplatz kann ein solches Wissen Sie zu einem besseren Kommunikator machen und Sie auf Erfolgskurs bringen.

Hier erfahren Sie, was eine professionelle E-Mail ist und wie man sie schreibt. Außerdem geben wir einige hilfreiche Tipps, die Sie als zukünftige Referenz verwenden können.

Was ist eine professionelle E-Mail?

Eine professionelle E-Mail wird für geschäftliche oder berufliche Zwecke verwendet. Im Gegensatz zu persönlichen E-Mails müssen diese E-Mails bestimmte Standards einhalten.

Eine professionelle E-Mail kann ein Anschreiben, ein Empfehlungsschreiben oder eine Kündigungsmitteilung sein.

Wenn Sie ein neuer Geschäftsinhaber sind, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse mit dem Namen Ihres Unternehmens darin.

Statt email@gmail.com sollte Ihre Adresse email@ihrunternehmen.com lauten.

Die Verwendung einer benutzerdefinierten Domain lässt Ihr Unternehmen in den Augen von Kunden und Kunden glaubwürdiger und professioneller erscheinen. Wenn Sie noch keine professionelle E-Mail-Adresse haben, versuchen Sie es mit dem Dienst Zyro Business Email.

Zyros Landingpage für professionlle Emails

Wann Sie professionelle E-Mails schreiben sollten

Professionelle E-Mails sind aufmerksamkeitsstarker, prägnanter und kommen auf den Punkt. Sie minimieren Missverständnisse und stellen sicher, dass Ihre Absicht richtig ausgedrückt wird.

So wie Sie sich kleiden, spiegelt auch Ihr Schreibstil Ihre Einstellung und Persönlichkeit wider. Es repräsentiert Ihre Stimme bei der Kommunikation mit einem Kollegen, Kunden oder einer Autoritätsperson.

Das Schreiben professioneller E-Mails trägt dazu bei, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit aufzubauen, was darauf hindeutet, dass Sie die richtige Person für das sind, was sie brauchen.

5 Schritte zum Schreiben einer professionellen E-Mail

Schritt 1: Achten Sie auf den Betreff

E-Mail-Betreffs werden oft als selbstverständlich angesehen. Die Leute vergessen, dass die Betreffzeile das erste ist, was die Leute sehen, und dass Ihre E-Mail-Kampagne über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.

Tatsächlich entscheidet fast die Hälfte der Empfänger allein aufgrund des Betreffs, ob sie eine E-Mail öffnen.

Innerhalb weniger Worte sollte der Betreff den Zweck Ihrer E-Mail klar zum Ausdruck bringen und den Empfänger dazu auffordern, sie zu öffnen. Um die richtige Betreffzeile zu erstellen, müssen Sie bestimmen, welche Art von E-Mail Sie senden.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail senden, die nur einen Zweck enthält. Wenn Sie mehr hinzufügen, werden der Betreff und der Text länger und der Hauptfokus der E-Mail wird unterbrochen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtige Betreffzeile zu finden, versuchen Sie, das Ziel der E-Mail in einem Satz zusammenzufassen, und entfernen Sie dann einige unnötige Wörter, um sie zu verkürzen.

Idealerweise sollte der Betreff aus sechs bis zehn Wörtern bestehen.

Angenommen, Sie möchten eine Erinnerung an ein wichtiges Meeting senden. In diesem Fall können Sie „Erinnerung: Besprechung für [Zweck oder Projekt] am [Datum]“ verwenden.

Hier sind ein paar Beispiele für Betreffzeilen für verschiedene Anlässe:

  • Bewerbung als Social Media Spezialist: [Ihr Name]
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für [Ihr Name]
  • Treffen auf Freitag verschoben
  • [Name des Kunden], Ihre Lieblingsartikel sind im Angebot!
  • Black Friday Deals enden bald

Schritt 2: Schreiben Sie eine angemessene Anrede

Das Hinzufügen einer Begrüßung ist eine gute E-Mail-Etikette, da sie ausdrücklich angibt, wer die Nachricht annehmen soll, und das Maß an Formalität bestimmen kann, das in der gesamten E-Mail verwendet wird.

Als Faustregel gilt: Je vertrauter Sie mit dem Empfänger sind, desto weniger förmlich kann Ihre Sprache sein. In solchen Fällen können Sie sich für Begrüßungen wie Hi oder Hey entscheiden.

Wenn Sie den Empfänger jedoch nicht gut kennen, sprechen Sie ihn am besten mit Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr (Nachname) an.

Sie können nur ihren vollständigen Namen oder Nachnamen verwenden:

  • Liebe Marta,
  • Lieber Johann Schmidt
  • Sehr geehrter Herr Schwarz

In bestimmten Fällen finden Sie möglicherweise den Namen Ihres Empfängers nicht. Vermeiden Sie in diesen Fällen  „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Solche Sätze könnten darauf hindeuten, dass Sie nicht wissen, wer die Nachricht lesen sollte.

Eine bessere Alternative ist es, sich auf sie anhand ihrer Position zu beziehen, wie zum Beispiel:

  • Sehr geehrter Personalverwalter,
  • Sehr geehrter Marketingleiter

Schritt 3: Verwenden Sie eine geeignete Struktur für den E-Mail-Text

Sie haben den Empfänger dazu gebracht, Ihre E-Mail zu öffnen, aber ob er den Zweck der E-Mail versteht oder nicht, entscheidet der Textkörper.

Der Textkörper ist das Herz Ihrer E-Mail. Es sollte die Betreffzeile kurz und klar erweitern. Gleichzeitig muss der Text auf den Leser zugeschnitten sein, damit er die gewünschte Aktion ausführt.

Sie müssen eine geeignete Struktur verwenden, ob direkt oder indirekt. Der Unterschied zwischen den beiden liegt darin, wie dabei die folgenden Elemente organisiert sind:

  • Hauptpunkt. Es drückt den Zweck Ihrer E-Mail aus, sei es eine Antwort, Anfrage, Benachrichtigung oder Erinnerung.
  • Relevanter Kontext. Dieser Teil erklärt, warum der Hauptpunkt notwendig ist. Auf diese Weise kann der Leser Ihren Grund für die Kontaktaufnahme verstehen.
  • Eine abschließende Aussage oder ein Absatz. Sie können einen höflichen Aufruf zum Handeln einfügen, eine kurze Zusammenfassung des Textes schreiben oder einfach dem Empfänger danken.

Die direkte Struktur beginnt mit dem Hauptpunkt, der durch den relevanten Kontext ausgearbeitet wird. Dann endet sie mit einer abschließenden Aussage oder einem Absatz.

Diese Methode wird verwendet, wenn das Publikum das Thema bereits kennt oder Ihrer Nachricht wahrscheinlich zustimmen wird.

Angenommen, Sie müssen eine E-Mail senden, in der Sie den Jahresurlaub beantragen. Sie haben Ihren Vorgesetzten vorher benachrichtigt, das heißt, Sie können die direkte Struktur verwenden und Folgendes schreiben:

„Ich schreibe diese E-Mail, um meinen Jahresurlaub vom 8. bis 12. Juni zu beantragen.

Während dieser Zeit werde ich in meine Heimatstadt reisen, um an der Hochzeit meiner Schwester teilzunehmen.

Sie können mich auch während meiner Abwesenheit kontaktieren und ich antworte, sobald ich verfügbar bin.

Danke für Ihr Verständnis.”

Andererseits wird die indirekte Methode verwendet, wenn der Empfänger wenig bis gar keine Kenntnisse über das Thema hat. Es beginnt mit einem relevanten Kontext, damit das Publikum in Ihren Hauptpunkt eingeführt werden kann.

Um die Verwendung dieser Methode zu demonstrieren, probieren wir ein Szenario aus, in dem Sie ein Stellenangebot ablehnen müssen:

„Vielen Dank, dass Sie mich für die Position des Datenanalysten in Ihrem Unternehmen in Betracht gezogen haben.

Leider kann ich das Angebot nicht annehmen, da ich mich entschieden habe, zu diesem Zeitpunkt woanders eine andere Gelegenheit zu nutzen.

Es war mir eine Freude, letzte Woche mit Ihnen zu sprechen, und ich wünsche Ihnen alles Gute bei der Suche nach dem perfekten Kandidaten.“

Schritt 4: Verwenden Sie eine geeignete Grußformel

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre E-Mail ordnungsgemäß zu beenden. Die Schlussbemerkung muss mit der Formalität der Begrüßung und des Hauptteils übereinstimmen.

Denken Sie daran: Je weniger Sie mit dem Publikum vertraut sind, desto formeller muss Ihr Abschluss sein.

Einige sichere formale Beispiele sind:

  • Freundliche Grüße,
  • Mit besten Grüßen,
  • Herzliche Grüße

Wenn Sie es etwas lässiger angehen möchten, können Sie eine der folgenden Optionen nutzen:

  • Vielen Dank
  • Viele Grüße 
  • Mit sonnigen Grüßen aus [Ort]
  • Bis bald

Fügen Sie nach der Schlussbemerkung Ihre Signatur hinzu.

Diese sollte Ihren Namen und Titel enthalten, kann aber bei Bedarf auch Ihre beruflichen Kontaktdaten enthalten:

Liebe Grüße,

Sofia Meyer

Spezialist der Personalverwaltung

sofiameyer@email.com

+49 1234 5678-9

Viele E-Mail-Programme bieten Einstellungen zum Anpassen Ihrer Signatur, sodass Sie sie automatisch an alle Ihre E-Mails anhängen können, falls Sie vergessen, sie am Ende hinzuzufügen.

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben auf den Punkt kommt

Überprüfen Sie vor dem Versenden der E-Mail den Inhalt auf Verständlichkeit, Grammatik- und Tippfehler.

Korrekturlesen kann Verwirrung beim Empfänger vermeiden.

Auch eine fehlerfreie Grammatik kann beim Publikum einen guten Eindruck hinterlassen. Es wird zeigen, dass Sie und Ihr Unternehmen Profis sind, die sich Zeit nehmen, um Perfektion zu gewährleisten.

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle wesentlichen Informationen erwähnt wurden. Entfernen Sie alle irrelevanten Details, damit die E-Mail so prägnant und kurz wie möglich ist.

Überprüfen Sie dann alle Sätze und Wörter, die in Ihrer E-Mail verwendet werden. Fragen Sie sich: Können andere Leute verstehen, was Sie sagen wollen? Ist dies der beste Weg, meine Botschaft auszudrücken?

Ob Ihr Schreiben klar genug ist, hat normalerweise viel mit seiner Grammatik zu tun. Wenn der Satzbau, die Zeitformen und die Wortwahl angemessen sind, sollte der Empfänger keine Probleme haben, sie zu verstehen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die E-Mail keine Tippfehler enthält. Obwohl sie unbedeutend erscheinen mögen, kann ein Tippfehler peinlich und irreführend sein, wenn der Fehler auffällt.

Achten Sie besonders auf Namen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen des Empfängers noch einmal überprüfen, um festzustellen, ob Sie ihn richtig eingegeben haben.

Wenn Sie sich Ihrer eigenen Bearbeitungs- und Korrekturfähigkeiten nicht sicher sind, verwenden Sie Tools wie Grammarly, um Ihre E-Mails automatisch auf Fehler zu überprüfen.

Beispiele für gut geschriebene professionelle E-Mails

Sie sind sich nicht sicher, wie Ihre E-Mail aussehen soll? Hier sind zwei Beispiele, die Ihnen einige Ideen geben können.

Direkte E-Mail

Betreff: Monatlicher Jour Fixe – 5. July 2022

Hallo zusammen,

ich hoffe, Sie hatten ein erholsames Wochenende.

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass wir unseren monatlichen Jour Fixe am Montag, den 6. Juli 2021, um 10 Uhr im Konferenzraum XYZ abhalten werden.

Die Tagesordnung finden Sie in der Anlage zu dieser E-Mail.

Berichten Sie bitte über Ihre Fortschritte im letzten Monat und bereiten Sie Fragen vor. Sollten Sie noch andere Themen besprechen wollen, lassen Sie es mich bitte wissen.

Ich freue mich darauf, Sie alle zu sehen.

Freundliche Grüße

Nora Hoffmann

Bereichsleiterin Marketing

norahoffmann@email.com

+49 1234 5678-9

Indirekte E-Mail

Betreff: Bewerbung als Vertriebsmitarbeiter – Robin Steiner

Lieber Robin Steiner,

vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle des Vertriebsmitarbeiters.

Wir haben eine große Anzahl von Bewerbern für diese Stelle erhalten und das Auswahlverfahren war sehr kompetitiv.

Nach einigen Überlegungen haben wir uns leider für einen anderen Kanditaten entschieden.

Aufgrund Ihres Hintergrunds und Ihrer Qualifikationen werden wir Ihr Profil jedoch für den Fall aufbewahren, dass sich eine andere Gelegenheit ergibt. Ebenso ermutigen wir Sie, sich erneut zu bewerben, falls in Zukunft eine ähnliche Stelle frei wird.

Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren beruflichen Unternehmungen.

Freundliche Grüße,

Nils Kuhle

HR-Manager 

nilskuhle@email.com

+49 1234 5678-9

Zusätzliche Tipps für eine professionell aussehende E-Mail

  • Erstellen Sie eine effektive, aufmerksamkeitsstarke erste Zeile. Die Zeile nach der Begrüßung kann manchmal in der Vorschau angezeigt werden, bevor die E-Mail geöffnet wird.
  • Verzichten Sie darauf, mit der Schrift dekorativ zu werden. Verwenden Sie einfach eine serifenlose oder Serifenschrift, da diese im Allgemeinen für die Arbeit geeignet sind
  • Hervorhebungen durch Kursiv- oder Fettdruck. Verwenden Sie sie sparsam. Schreiben Sie nicht in Großbuchstaben, da dies den Eindruck erwecken könnte, dass Sie schreien.
  • Vermeiden Sie SMS-Sprache. Verwenden Sie keine Emoticons, Internet-Slang, verkürzte Wörter oder andere umgangssprachliche Instant Messaging-Sprachen.
  • Kein Humor. Witze oder lustige Anekdoten können zu Fehlinterpretationen führen.
  • Verwenden Sie bei Bedarf Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen. Sie können die Lesbarkeit Ihrer E-Mail verbessern.
  • Komprimieren Sie große Anhänge. Kleinere Dateien benötigen weniger Speicherplatz und können schneller heruntergeladen werden.
  • Senden Sie die E-Mail zuerst an sich selbst. Auf diese Weise können Sie sehen, wie die E-Mail für den Leser aussehen könnte.
  • Senden Sie die E-Mail zu einem geeigneten Zeitpunkt. Je nach Empfänger kann es lästig sein, Arbeitsbenachrichtigungen außerhalb der Bürozeiten zu erhalten, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall.

Da E-Mails eine wesentliche Methode Arbeitskommunikation sind, sollte jeder wissen, wie man eine professionelle E-Mail richtig schreibt.

Um eine professionelle E-Mail zu erstellen, sollten Sie:

  • Auf den Betreff achten – halten Sie ihn kurz und direkt.
  • Eine angemessene Anrede schreiben – achten Sie darauf, die angemessene Formalität zu verwenden.
  • Eine passende Struktur für den E-Mail-Text verwenden – die Wahl der richtigen Textstruktur hängt von der Zielgruppe und ihrer Vertrautheit mit dem Thema ab.
  • Die passende Grußformel schreiben – fügen Sie eine Schlussbemerkung hinzu, die der gleichen Formalität folgt wie die Begrüßung und der Hauptteil.
  • Sicherstellen, dass Ihr Schreiben auf dem Punkt ist – lesen Sie Korrektur und bearbeiten Sie den Inhalt auf Klarheit, Grammatik und Rechtschreibfehler, bevor Sie die E-Mail senden.

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Marina

Marina ist ein leidenschaftliche Digital Marketing- und E-Commerce-Liebhaberin. Ihr großes Anliegen ist es, kleinen Unternehmen dabei zu helfen, eine Online-Präsenz aufzubauen, zu wachsen und Erfolg zu haben. Zudem informiert sie ihre Leser über die neuesten Tools und Trends und gibt wertvolle Tipps. Ihre Freizeit verbringt sie gerne Zeit auf ihrem Fahrrad in der Natur.

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