Tijdelijke deal - Bespaar tot 87 %

+ GRATIS domein voor 1 jaar

Deal eindigt over:

00 :

06 :

11 :

05

Zyro blog

Alle onderwerpen
Design E-commerce blog Inspiratie Marketing Tips voor kleine bedrijven Web essentials Zakelijke ideeën

Checklist voor thuiswerk: controle over het nieuwe normaal (2021)

Vrouw werkt in keuken met laptop

COVID-19 heeft de zakenwereld voorgoed veranderd, en voor de meesten van ons betekent dat werken vanuit huis.

Bedrijven over de hele wereld zijn gedwongen om hun thuiswerk strategieën te heroverwegen en wat ooit een luxe was, is noodzaak geworden.

Maar de resultaten zijn binnen en maar liefst 60% van de ondervraagde werknemers geeft de voorkeur aan thuiswerken in vergelijking met een traditioneel kantoor.

Om het meeste uit je nieuwe routine voor werken op afstand te halen, hebben we een uitgebreide checklist voor thuiswerken opgesteld.

Laptop, agenda en telefoon op een houten bureau

1. Maak een werkschema en hou je eraan

Als je niet echt hoeft op te staan om naar een kantoor toe te gaan, kan het moeilijk zijn om je ritme te vinden.

Aan de ene kant is het veel makkelijker om afgeleid te worden door een dag vol Netflix-marathons en eindeloos uitstelgedrag.

Aan de andere kant begin je je dag met het lezen van e-mails in bed en voor je het weet, ben je al 10 uur in kantoor modus.

Neem het van ons aan: niemand stelt een dringende zakelijke e-mail op zaterdagavond om 21.00 uur op prijs.

Voor de meesten van ons is het makkelijker om dezelfde werktijden aan te houden als tijdens het woon-werkverkeer.

In eerste instantie kan dit betekenen dat je je agenda van 9.00 uur tot 17.00 uur blokt voor werk en andere thuisactiviteiten plant voor de avonden en weekenden.

Je wilt tenslotte rond dezelfde tijd werken als je teamleden.

Pro-tip: als je te maken hebt met kinderen of huisdieren, wil je misschien extra pauzes aan je schema toevoegen.

Een vrouw die met een laptop in een zwarte tanktop in een leunstoel werkt

2. Kleed je comfortabel (maar binnen redelijke grenzen)

Kijk – als je vanuit huis werkt, hoef je niet elke dag iets anders te dragen.

En het is niet nodig om die hakken aan te trekken en pijnlijke voeten te hebben tegen lunchtijd.

Maar wees alsjeblieft niet iemand die meedoet aan een Zoom meeting in een badjas.

De sleutel is om een balans te vinden tussen comfortabel en gepast aankleden.

Ja, het lijkt misschien een tijdje het beste ooit, maar als je in je pyjama werkt, vervaagt de grens tussen privé tijd en werktijd en worden mensen meestal minder gelukkig en productief.

Voor sommige mensen is het dragen van een spijkerbroek en een blouse misschien super comfortabel, terwijl anderen zweren bij eerlijke joggingbroeken.

Experimenteer met business casual en let bij twijfel op wat je collega’s dragen.

Een goede vuistregel is om je te kleden voor externe bijeenkomsten met klanten, aandeelhouders etc, en om je garderobe wat informeler te houden voor je wekelijkse teamvergadering.

Een laptop op een bureau naast een raam en een potplant

3. Maak je werkomgeving aangenaam

Je zult je niet alleen elke dag moeten aankleden, maar je zult ook een specifieke werkruimte in je huis moeten creëren.

Hoewel het geen schande is om je laptop zo nu en dan mee naar de bank te nemen, zal het hebben van een speciale werkruimte je het gevoel geven dat je je in een kantooromgeving bevindt.

Als je weet dat wanneer je op je werkplek zit, je aan het werk bent, kun je afleiding en onnodig uitstelgedrag voorkomen (je was kan wachten, dat beloven we).

Thuiswerken betekent niet dat je oncomfortabel aan je keukentafel moet zitten, dus let op:

  • Belichting. Natuurlijke en zachte lichten kunnen je helpen om hoofdpijn en vermoeidheid van je ogen te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van je werkruimte naast een raam.
  • Je bureau. Je bureau moet voldoende ruimte hebben voor de tools die je nodig hebt om je werk gedaan te krijgen. Als je niet in een apart bureau kunt investeren, denk dan eens aan multifunctionele meubels die je al hebt.
  • Je stoel. Een goede bureaustoel ondersteunt je rug en helpt om rugpijn te voorkomen.

Als je het goed doet, kan je nieuwe thuiskantoor een oase van focus zijn, waar je nooit de slechte koekjes keuzes van het kantoormanagement hoeft te verdragen.

Een vrouw die op de bank werkt met een kind naast haar

4. Stel grenzen voor zowel collega’s als familie

Thuiswerken heeft veel voordelen, maar soms staan onze gezinsleden of anderen waarmee we onze ruimte delen niet op dezelfde pagina.

Natuurlijk is het niet makkelijk uit te leggen aan een 3-jarige waarom mama of papa op dit moment niet kunnen spelen, maar grenzen stellen met je samenwonenden zal je redden op de lange termijn.

Je wilt er ook voor zorgen dat je teamleden weten op welke tijden ze kunnen verwachten dat je beschikbaar bent.

Op deze manier voorkom je mogelijke miscommunicatie en is dit niet de reden waarom je collega een belangrijke deadline gemist heeft.

Zorg ervoor dat:

  • Je duidelijk bent over de momenten dat je niet bereikbaar bent.
  • Je team weet wanneer je je in de werkmodus bevindt en je gezin weet wanneer je niet op kantoor bent.
Pagina laden gif

5. Zorg voor een stabiele internetverbinding

Dit is hoe het zit: als je vanuit huis wilt werken, moet je een goede internetverbinding hebben.

Afhankelijk van waar je woont, kan de internetsnelheid in je regio een probleem zijn.

Aangezien de meeste externe medewerkers afhankelijk zijn van videogesprekken, het delen van bestanden en instant messaging, kan een trage internetverbinding voor veel onnodige problemen en frustraties zorgen.

Controleer of je organisatie je kan helpen met eventuele extra upgradekosten als je te maken hebt met een trage verbinding.

Als je na mogelijke upgrades je verbinding nog steeds lijkt op het inbelinternet van de jaren 90, overweeg dan om een vergadering op afstand te organiseren met iemand van de IT-afdeling.

Ze kunnen op afstand controleren of de instellingen van je computer optimaal zijn.

Als het op internettoegang aankomt, probeer dan deze dingen om je verbinding een boost te geven, zodat je een of twee Zoom meetings kunt afhandelen:

  • Snelheidstest. Een eenvoudige snelheidstest kan uitwijzen of je krijgt waarvoor je betaalt.
  • Ethernet kabels. Een directe verbinding zal altijd stabieler zijn dan vertrouwen op wifi.
  • Wifi-repeater. Soms kan de indeling van een kamer je wifi signaal verstoren, en dan komen wifi repeaters goed van pas.
Elektronica op een houten bureau

6. Zorg ervoor dat je over alle tools beschikt die je nodig hebt

De volgende stap op onze checklist voor thuiswerk gaat over tools en benodigdheden.

Het is tijd om ervoor te zorgen dat je over de tools beschikt die je nodig hebt voor je nieuwe thuiskantoor.

Hoewel het waar is dat bepaalde taken gewoon niet vanuit een thuiskantoor gedaan kunnen worden, is het meeste kantoorwerk niet gebonden aan een locatie.

Een dokter of een bouwvakker kan immers niet echt levens redden of een wolkenkrabber bouwen vanaf hun bank.

Je hebt dus zeker een laptop of computer en een koptelefoon met microfoon nodig.

Zonder headset en microfoon creëer je veel onnodige echo in je virtuele vergaderruimtes.

Als je geen freelancer, maar een werknemer bent, controleer dan in je bedrijfsbeleid welke tools je van kantoor mee naar huis mag nemen.

Afhankelijk van je werk heb je wellicht ook tools nodig zoals:

  • Een aparte monitor
  • Extern toetsenbord en muis
  • Een laptopstandaard
  • Een mobiele bedrijfstelefoon of toegang tot een online oproepsysteem
  • Een printer en scanner of toegang tot software voor het ondertekenen van documenten
Twee vrouwen houden een videogesprek op een laptop

7. Blijf in contact met je team (zij missen jou ook)

Wanneer je vanuit huis werkt, voel je je gemakkelijk afgezonderd van de rest van je teamleden.

Hoewel het in het begin misschien een beetje geforceerd of onnatuurlijk aanvoelt, is het belangrijk om op tijd te plannen om bij te praten met je team, bij voorkeur via videochats.

De kans is groot dat je bedrijf beschikt over een intern berichtensysteem of samenwerkingstools.

Toepassingen zoals Microsoft Teams en Slack kunnen je helpen om je meer verbonden te voelen met de mensen met wie je werkt.

Je kunt volgen wat alle anderen doen en snel een collega bereiken, in plaats van te wachten tot ze je e-mail beantwoorden.

Overweeg om wekelijkse vergaderingen met je team op te zetten om de prioriteiten voor de week af te stemmen en terug te kijken op de vorige week.

Door tijd vrij te maken voor teambuilding en koffiepauzes op afstand, zul je je ook verbonden voelen met je collega’s, zelfs als je je niet in dezelfde fysieke ruimte bevindt.

Een waterkan vol met citroen doordrenkt water tegen een witte achtergrond

8. Blijf gehydrateerd en eet snacks die goed voor je zijn

Bedrijven geven steeds meer om het welzijn van hun medewerkers.

En hoewel we allemaal dol zijn op een sportschool op kantoor en vers fruit in de keuken, is de verantwoordelijkheid voor gezond eten en genoeg water drinken echt aan jou wanneer je vanuit huis gaat werken.

Het lijkt misschien dat zaken als hydratatie en een zak noten je productiviteit niet zo veel kunnen beïnvloeden.

Maar je lichaam is als een komkommer: het is gemaakt van veel water.

En de wetenschap heeft bewezen dat gehydrateerd blijven je productiviteit met 14% kan verhogen.

Ook hebben onderzoeken aangetoond dat het eten van gezonde snacks (denk aan fruit en noten) je helpen om langer gefocust te blijven.

Dus, hoe kunt je ervoor zorgen dat je je werkprestaties verbetert terwijl je op afstand werkt?

Creëer gewoontes zoals:

  • Hou een waterfles binnen handbereik
  • Koop gedroogd fruit en noten in bulk 
  • Investeren in een Soda Stream 

En voordat je het weet, voel je je beter, heb je meer energie en blijf je langer gefocust.

Een gele koffie kopje op een houten bureau

9. Vergeet 👏 niet 👏 om 👏 pauzes 👏 te 👏  nemen 

Als je vanuit huis werkt, zul je al snel merken dat je meer tijd zittend doorbrengt dan op kantoor.

Je hoeft namelijk niet meer het kantoor door te lopen om een kopje koffie te halen, of naar het bureau van je collega te gaan om een vraag je stellen. Je leven speelt zich alleen nog maar af rond je bureau. 

En dat is niet goed voor je – onderzoek heeft keer op keer aangetoond dat een zittende levensstijl tot allerlei gezondheidsproblemen kan leiden en zelfs tot voortijdig overlijden.

Blijf gezond en neem pauzes, door:

  • ongeveer elk uur op te staan
  • jezelf meerdere keren per dag uit te rekken
  • te gaan wandelen
Prioriteit nummer één gif

10. Prioriteer je taken als een pro

Op afstand werken kan betekenen dat je inbox opeens vol zit met verzoeken voor het afhandelen van allerlei dringende taken die gisteren al af hadden moeten zijn.

Je collega’s kunnen niet meer naar je bureau lopen om te vragen naar je mening of hulp, en dus kan je inbox opeens je aartsvijand lijken.

Naast het opstellen van een werkroutine en het stellen van grenzen, is het prioriteren van taken een vaardigheid die elke externe medewerker zou moeten leren. 

Gebruik een prioriteitsmatrix om een idee te krijgen welke taken urgent zijn en welke op een rustige middag gedaan kunnen worden. 

Stel jezelf bij elke taak de vraag:

  • Hoeveel moeite kost deze taak?
  • Hoeveel waarde heeft deze taak voor mij/mijn team/mijn bedrijf?
  • Hoe dringend is deze taak?
  • Kan deze taak later worden gedaan zonder dat dat negatieve gevolgen zal hebben?

Je leidinggevende of teamleider kan je helpen om te bepalen welke taken prioriteit hebben en welke alleen maar voelen als een prioriteit.

Een laptop, een telefoon en een boek geketend en met een hangslot vastgemaakt voor de veiligheid

11. Hou alles (ja, alles) veilig

Veel werknemers denken er niet eens over na, maar het is belangrijk om beveiligingsmaatregelen te nemen als het gaat om bedrijfsgegevens.

De meeste werkgevers zullen een proces opzetten voor het beveiligen van bedrijfsgeheimen, maar ook jij zult je steentje moeten bijdragen.

Dat betekent dat je een wachtwoord-manager moet gebruiken om je inlogcodes te beveiligen, een VPN moet hebben om je internetverbinding veilig te houden en je laptop of scherm moet vergrendelen, elke keer dat je van je bureau wegloopt.

Als je zeer gevoelige informatie bespreekt via de telefoon of tijdens een telefonische vergadering, zorg dan voor voldoende privacy.

12. Wees een realist

Zoals voor elke werkomgeving geldt, verwacht niet dat je productiviteit en focus opeens met 200% zullen toenemen, alleen maar omdat je nu op afstand werkt. 

Afhankelijk van de hulpmiddelen die je tot je beschikking hebt, kunnen sommige onderdelen van je werk nu langer duren om af te handelen dan voorheen.

Voor sommige werktaken heb je wellicht de goedkeuring van een ander team nodig, of misschien moet je eerst toestemming krijgen om bepaalde software te kunnen gebruiken.

Vooral wanneer je pas net bent begonnen met werken op afstand, moet je jezelf een paar weken gunnen om er een weg in te vinden.

Neem ook regelmatig contact op met je leidinggevende: je wilt er zeker van zijn dat je allebei op dezelfde lijn zit als het gaat om verwachtingen. 

Door jezelf wekelijks een doel te stellen en de prioriteiten over bepaalde dagen te verdelen, blijf je gefocust en kun je tegelijkertijd kwalitatief goed werk afleveren.  

Dat je vanuit huis werkt, wil namelijk niet zeggen dat je ineens de klok rond moet werken.

Een vrouw die in een park in de herfst loopt

13. Word actief (en ga wandelen)

We weten allemaal dat we meer zouden moeten bewegen.

Maar als je vanuit huis werkt, is de kans groot dat je minder beweging krijgt dan voorheen, toen je elke ochtend naar het treinstation moest wandelen.

Op Instagram kun je inspiratie opdoen voor trainingen, maar vaak hebben we meer moeite om een fitnessroutine vol te houden, dan om ermee te beginnen.

Kijk eens of je bedrijf fitness-sessies op afstand aanbiedt via Zoom: in plaats van je lunchpauze voor YouTube door te brengen, kun je meedoen aan een thuistraining.

De kans is groot dat als je deel uitmaakt van een grote organisatie, er iemand is die groepsfitnessinstructeur of yogaleraar is.

Meestal zullen zij graag de gelegenheid aangrijpen om een korte maar krachtige fitnessles op te stellen die voor iedereen geschikt is. 

Hierdoor breng je niet alleen wat quality time door met je collega’s, maar kun je jezelf tegelijkertijd ook in het zweet werken.

Als je niet houdt van groepsfitness, probeer dan iets anders, zoals:

  • buiten vergaderen (het zogenoemde ‘wandelend vergaderen’) 
  • micro-trainingen volgen van 5-10 minuten (hier zijn enkele handige YouTube video’s om te beginnen)
  • een familievriendelijke hobby beginnen, zoals hiken.
Een vrouw die een boek leest op een vensterbank

14. Zorg voor een ontspannende routine voor na je werkdag

Voor externe werkers kan het lastig zijn om het werk los te laten – je werkt immers in je eigen huis.

Daarom is het belangrijk om te zorgen voor een routine voor na het werk, die je helpt werk en privé mentaal van elkaar te scheiden.

Het hoeft niets ingrijpends te zijn: sommige mensen maken een wandeling zodra hun werkdag voorbij is, voor anderen helpt het om hun laptop dicht te klappen en naar een ander deel van het huis te gaan.

Psychologisch gezien helpt het hebben van een ritueel bij de overgang van werk naar huis om te ontspannen en je voor te bereiden op de volgende dag.

Hier zijn een paar routines voor na het werk die we graag met je willen delen: 

  • Doe wat huishoudelijke klusjes. De was vouwen en de afwas doen zijn snelle manieren om te stoppen met denken over de verkoopdoelstellingen van het volgende kwartaal.
  • Lees een boek. Dat hoeft geen boek te zijn over professionele ontwikkeling – soms is een goed verhaal alles wat je nodig hebt om je werk los te laten.
  • Bel een vriend of familielid. Door tegen een geliefde over je dag te vertellen of even bij te praten, onderhoud je je contacten en kun je tegelijkertijd afstand nemen van je werk.
Een rode telefoon tegen een witte achtergrond

15. Zoek steun als je het gevoel hebt dat alles teveel wordt.

Zelfs vóór COVID-19 zei meer dan 60% van de Amerikaanse werknemers dat stress door hun werk ervoor zorgde dat ze regelmatig ongezond gedrag vertoonden.

En de waarheid is dat thuiswerken ook niet altijd leuk is.

Soms betekent werken op afstand dat je niet tegen een collega bij de koffiemachine kunt uitrazen over een last-minute deadline of taak.

Ondernemers hebben thuiswerk al lang omschreven als geweldig, maar eenzaam.

Als je je gestrest begint te voelen en meer op je pasfoto dan op je Facebook foto gaat lijken, zorg dan dat je hulp zoekt bij je manager of HR-afdeling.

Het is belangrijk om de redenen aan te pakken waarom je je gestrest of ongelukkig begint te voelen – voor de meeste Amerikanen is werkdruk de grootste oorzaak van grijze haren.

Hoe eerder je je zorgen uitspreekt (of het nu je werklast is, of je werk verantwoordelijkheden over het algemeen zijn), hoe makkelijker het voor je manager zal zijn om met oplossingen te komen.

Geschreven door

Auteur avatar

Patty

Patty heeft veel kennis over website bouwers, en is een professional in e-commerce. Met haar kennis over e-commerce en digitale marketing heeft ze al veel bedrijven geholpen om online succesvol te worden. Wanneer Patty niet bezig is met haar werk houdt ze ervan om te dansen en om een goed boek te lezen.

Praat mee

je e-mailadres zal niet gepubliceerd worden. Alle velden zijn verplicht.